5 dicas de como melhorar seus Check-Ins OKR

OKRs como um conceito para melhorar o foco, alinhamento e criação de valor nas empresas ganhou muita popularidade nos últimos dois anos. Muitas empresas experimentam com eles – com resultados muito diferentes.

Uma razão para isso é a implementação muitas vezes insuficiente do ciclo OKR e seus componentes: os OKRs são construídos em torno de um modelo cíclico de melhoria contínua que consiste em Definição de OKR, Alinhamento, Check-Ins de OKR e Reflexão de OKR. Cada parte tem seus desafios e valores únicos – e vale a pena explorar cada um deles e seu potencial específico para tirar o máximo proveito do trabalho com OKRs.

Especialmente, os OKR Check-Ins são frequentemente criticados pelas equipes por serem uma carga administrativa adicional que traz pouco valor agregado ao seu trabalho – pelo menos no início.

No entanto, os Check-Ins de OKR são o motor de toda execução de OKR – e sem eles você perderá muito impulso. 

É claro que, se mal implementados, eles tendem a se tornar reuniões chatas de atualização de status ou plataformas de discussão sem sentido. Então, como você pode evitar isso?

Aqui estão 5 dicas e boas práticas sobre como melhorar seus check-ins OKR para obter mais valor deles:

1) A qualidade dos seus OKR Sets determina a qualidade dos seus OKR Check-Ins

Tudo começa com OKRs de boa qualidade! Você só pode facilitar valiosos Check-Ins de OKR, quando tiver definido OKR Sets que sejam relevantes, bem compreendidos, mensuráveis ​​e fáceis de acompanhar. Se este não for o caso, infelizmente nenhum truque de facilitação melhorará significativamente o resultado do Check-In OKR.

Boa prática:

É crucial que os valiosos OKR Check-Ins invistam tempo suficiente para definir OKR Sets claros, concisos e valiosos no início do seu ciclo e deixe espaço suficiente no processo para alcançar uma compreensão sólida das novas metas. Você também deve prestar muita atenção aos tipos de resultados-chave que definiu para seus objetivos e se pode ou não discutir o progresso ao longo do tempo – use isso como uma nova verificação já na sua definição de OKR.

2) Invista na preparação

O OKR Check-In segue os mesmos princípios de todas as outras reuniões do seu calendário: se você as preparar bem, obterá mais valor do tempo real da reunião. Para o OKR Check-In, isso significa bloquear o horário da reunião, atualizar seus números, ter clareza sobre os papéis e responsabilidades durante a reunião e prestar atenção à comunicação clara UP FRONT.

Especialmente ao trabalhar remotamente, outro fator entra em jogo: partes síncronas versus assíncronas dos Check-Ins OKR.

Boa prática:

Faça a si mesmo as seguintes perguntas ao projetar o OKR Check-In em suas equipes:

Quais partes do Check-In (por exemplo, atualizar os números, ler os OKR Sets para refrescar sua memória) podem ser suficientemente feitas de forma assíncrona e o que precisamos esclarecer e nos comprometer para que isso aconteça?

E quais partes trazem valor adicional quando discutidas em conjunto de forma síncrona (por exemplo, alcançar um entendimento comum, clareza, tomada de decisão etc.) e como podemos estruturar melhor o Check-In OKR para permitir que as conversas relevantes aconteçam?

3) Tenha um objetivo claro para o Check-In OKR

Para reuniões curtas, como um OKR Check-In, é especialmente importante ser realmente específico sobre o que você está tentando alcançar no prazo determinado. Sem um objetivo claro, as discussões provavelmente virarão de lado e a maior parte do tempo da reunião não será gasto nos tópicos mais importantes.

Boa prática:

Defina uma meta clara e alinhe-a com todos os membros da equipe ANTES de iniciar seus check-ins regulares de OKR.

O objetivo, claro, depende do seu timebox, do seu sistema OKR e de como você conecta o OKR Check-In a outras reuniões/etapas do processo, mas aqui está um exemplo para você começar:

“No OKR Check-In, queremos alcançar a transparência do status quo de nossos OKR Sets e seu status, alcançar um entendimento comum dos desafios e sucessos atuais e nos comprometer com as próximas prioridades importantes para cada OKR Set.”

4) Aprenda a distinguir o objetivo e o nível de execução

Este é o aspecto com o qual muitas equipes lutam mais. Quanto melhor você aprender a distinguir esses níveis, mais fácil será discutir o que é importante no OKR Check-In em um nível de meta e DEPOIS (ou em uma conversa diferente) avançar para o nível de execução e discutir os detalhes das iniciativas e as tarefas necessárias para alcançar seus objetivos.

Boa prática:

Aprender a distinguir os diferentes níveis de voo leva tempo e prática – não espere que você e suas equipes acertem na primeira vez (ou na segunda). Uma boa maneira de verificar se você ainda está no nível certo é perguntar a si mesmo ou à sua equipe se você ainda está falando sobre o “porquê” e o efeito/mudança que deseja fazer acontecer – ou se já se desviou para falar sobre O QUE você quer FAZER para chegar lá.

5) Integração de negócios

Se você falhar na integração de negócios, você falhará nos OKRs! E o mesmo vale para o Check-In OKR.
Se os OKR Sets que você construiu não são relevantes para você e sua equipe e não o ajudam a resolver nenhum desafio (atualmente importante), por que alguém deveria se envolver adequadamente para discuti-los regularmente em vez de fazer outra coisa? E se o OKR Check-In for um bloco de tempo super inconveniente em seu calendário, em vez de ser razoavelmente integrado às formas atuais de trabalhar, o engajamento não será alto o tempo todo.

Boa prática:

A integração de negócios é um dos principais fatores de sucesso das implementações de OKR. Quando você está lutando com sua prática de OKR – é aqui que você deve começar a investigar mais potencial perguntando: “Nossos conjuntos de OKR cobrem os tópicos MAIS relevantes para as pessoas envolvidas em alcançá-los”? E “Como podemos integrar ainda melhor os eventos OKR e as etapas do processo nas formas atuais de trabalho para torná-lo menos incômodo para todos”?

Dica BÔNUS: Não faça o mesmo Check-In OKR 52/26 vezes por ano

Reuniões regulares podem ficar chatas rapidamente e o engajamento é baixo. Mude de vez em quando para manter o engajamento alto – e permitir que diferentes conversas aconteçam – você pode se surpreender com o valor que os novos insights trarão.

Boa prática:

(1) Tópicos de foco:

Concentre-se em diferentes aspectos/tópicos em cada OKR Check-In, por exemplo:

• O que mudou desde o último check-in (em vez de percorrer todos os O e KRs)
• Concentre-se em um objetivo 1 (e apenas resuma brevemente o resto)
• Concentre-se nas bandeiras vermelhas ou nas maiores conquistas
• Discuta os níveis de confiança (então quão confiante você está de que alcançará as metas estabelecidas) no meio do ciclo, em vez do status quo

(2) Moderação rotativa  – cada facilitador tem sua maneira única de moderar e fazer perguntas(3) Use diferentes pequenas perguntas / jogos / técnicas de check-in para iniciar o check-in OKR

Mover o item “OKR Check-In” para feito é fácil, enquanto obter informações valiosas sem muito esforço extra enquanto todos estão envolvidos no processo não é.

Explore o potencial do seu OKR Check-Ins – todas as pessoas envolvidas no processo de OKR se beneficiarão dele!